Kuinka ajatukset saadaan kohtamaan ja toteutumaan käytännössä?
Viestintä ja sen keinot ovat ajan saatossa muuttuneet merkittävästi ja ne kehittyvät edelleen. Niin kuin jo johtamisenkin kohdalla totesimme aiemmin – ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa viestiä, vaan on mukauduttava tilanteisiin niiden vaatimalla tavalla. Viestiessä tulee myös huomioida, että ihmiset ovat erilaisia ja väärinkäsityksiltä harvoin vältytään.
Nykypäivänä viestintätapojen ja -kanavien määrä on valtava. Ongelmaksi muodostuukin usein juuri oikein kanavan löytäminen. Etenkin isoissa organisaatioissa informaatiota on paljon ja tiedon tulisi kulkea nopeasti. Johdon olisikin hyvä löytää keinot, joilla tavoitetaan parhaiten juuri ne henkilöt, joita asiat koskevat. Vierailijaluennolla komisaario Jyrki Haapala nosti nimenomaan tämän asian esille ja mainitsi, että päivittäisten sähköpostitulvien seasta ei välttämättä saada tavoitettua oikeita henkilöitä reaaliaikaisesti ja olisikin keskityttävä jakamaan informaatioita vain asinomaisille. Pienemmissä yrityksissä vastaavaa ongelmaa ei välttämättä ole, sillä tiedonkulku saattaa hoitua päivittäin ihan kasvokkainkin.
Viestinnässä nousee myös esiin ikäjohtaminen, sillä eri sukupolvet ovat tottuneet käyttämään erilaisia viestintäkanavia. Esimerkiksi sähköisien kanavien käyttö saattaa puutteellisten tietoteknisten taitojen vuoksi aiheuttaa ongelmia. Sosiaalisen median merkitys tänä päivänä on merkittävä, mutta sitä ei kuitenkaan tulisi ottaa yrityksen viralliseksi tiedonjakokanavaksi. Johtajan tulisikin miettiä juuri omaan työyhteisöönsä sopivat keinot välittää ja jakaa tietoa. Tärkeintä on kuitenkin selkeys ja asioiden tiivistäminen, jotta pääpointit ovat helposti luettavissa. Samat kriteerit koskevat myös kasvokkain viestimistä.
Katsekontaktilla, äänenvoimakkuudella ja -sävyllä on paljon merkitystä siihen, kuinka asioita tulkitaan. On myös hyvä kiinnittää huomiota
ulkoiseen olemukseen. Jos lähtökohtaisesti jo näyttää esim. sulkeutuneelta,
vihaiselta tai tylsistyneeltä saattaa se antaa tietynlaisia signaaleja
muille. Kaikki eivät välttämättä kiinnitä niihin huomiota ja toiset saattavat helposti ylianalysoidakin tilanteita, jotka johtavat helposti ristiriitatilanteisiin. Johtajalla onkin hyvä olla tietoisuus siitä, kuinka kommunikoi ja käyttäytyy erilaisissa tilanteissa. Hän saattaa olla esimerkiksi parempi viestimään kirjallisesti kuin suullisesti. Puhuessa saattaa helposti unohtua jaarittelemaan, kun taas kirjallisessa viestinnässä ilmaisut saattavat olla hyvinkin ytimekkäitä. Kommunikointi erikokoisissa ryhmissäkin saattaa muuttua riippuen siitä, onko paikalla kaksi vai 20 ihmistä.
Viestinnän ei tulisi olla pelkästään käskyjen jakamista ja tiedottamista, vaan myös yleisen ilmapiirin edistämistä ja kuulumisien kyselyä. Hyvä johtaja pyrkii myös kannustamaan alaisiaan kommunikoimaan avoimemmin ja ilmaisemaan omia mielipiteitään. Näin muodostetaan toimiva yhteisö, jossa kaikilla on tasapuoliset lähtökohdat. Mitä enemmän asioista keskustellaan, sitä vähemmän väärinkäsityksiä pääsee syntymään.
Ongelmia saatetaan kohdata esimerkiksi, jos työyhteisö koostuu eri kansalaisuuksien edustajista ja työkielinä on useita vaihtoehtoja. On haastavaa tulla ymmärretyksi samalla tavoin eri kielien ja myös kulttuurien välillä. Onkin hyvä varmistaa, että puhutaan varmasti samasta asiasta. Joissakin tapauksissa myös hiljaisuus on tapa viestiä ja johtajan tulisikin selvittää, mistä se johtuu – tietämättömyys, välinpitämättömyys, tyyli kommunikoida vai jotain muuta?
Viestintä on vaativa taiteenlaji ja toisille se on luontaisempaa kuin toisille. Jossakin työyhteisössä hyväksi todettu viestintätapa ei välttämättä toisaalla olekaan niin toimiva. Itseään voi kuitenkin jatkuvasti kehittää ollakseen yhä parempi viestijä.
Kommentit
Lähetä kommentti